Dimensi - dimensi Struktur Organisasi

KOMPLEKSITAS

            Kompleksitas merujuk pada tingkat differensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. Diferensiasi horizontal mempertimbangkan tingkat pemisahan horizontal di antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman hierarki organisasi. Diferensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis. Peningkatan pada salah satu dari ketiga faktor tersebut akan meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.

Diferensiasi horizontal. Diferensiasi horizontal merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya. Dapat dikatakan bahwa semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.

Diferensiasi vertikal. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan tingkat hierarki yang paling rendah, makin besar pula potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

Diferensiasi spasial. Organisasi dapat melakukan aktivitas yang sama dengan tingkat diferensiasi horizontal dan pengaturan hierarki yang sama di berbagai lokasi. Tetapi keberadaan berbagai lokasi tersebut meningkatkan kompleksitas. Oleh karena itu, elemen ketiga dalam kompleksitas adalah diferensiasi spasial, yang merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi dan diferensiasi horizontal dan vertikal. Artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.

            Ketiga elemen tersebut tidak perlu merupakan sebuah paket. Misalnya telah dicatat bahwa perguruan tinggi biasanya mempunyai tingkat diferensiasi vertikal rendah dan sedikit atau tidak ada sama sekali diferensiasi spasial. Sebaliknya, suatu battalion tentara dicirikan oleh diferensiasi vertikal yang tinggi dan sedikit diferensiasi horizontal.

Mengapa Kompleksitas itu Penting?

            Organisasi terdiri dari subsistem yang membutuhkan koordinasi, komunikasi, dan control agar dapat efektif. Maka makin kompleks sebuah organisasi, makin besar kebutuhannya akan alat komunikasi, koordinasi, dan control yang efektif. Dengan kata lain, jika kompleksitas meningkat, maka akan demikian juga halnya dengan tuntutan terhadap manajemen untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas yang didiferensiasi dan disebar bekerja dengan mulus dan secara bersama ke arah pencapaian tujuan organisasi.

            Hal tersebut dinyatakan sebagai suatu paradoks di dalam analisis organisasi. Keputusan manajemen untuk meningkatkan diferensiasi dibuat secara khas demi kepentingan ekonomis dan efisiensi. Tetapi keputusan tersebut menciptakan berbagai tekanan untuk menambah pegawai manajerial untuk membantu dalam pengontrolan, koordinasi, serta pengurangan konflik. Oleh karena itu, setelah beberapa waktu, organisasi yang dapat hidup terus akan cenderung menjadi lebih kompleks karena aktivitas mereka sendiri dan lingkungan yang mengelilinginya menjadi lebih kompleks. Kemudian dapat kita tambahkan bahwa pengertian mengenai kompleksitas adalah penting, karena merupakan sebuah karakteristik yang harus dicari oleh para manajer dan yang diharapkan ada jika organisasi mereka sehat.

FORMALISASI

            Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu distandardisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya. Formalisasi merupakan suatu ukuran tentang standardisasi. Karena kebijakan dariseseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi, makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan oleh seorang pegawai. Standardisasi ini bukan saja melenyapkan kemungkinan para pegawai untuk berperilaku secara lain, tetapi juga menghilangkan kebutuhan bagi para pegawai untuk mempertimbangkan alternative.

            Sebuah pendekatan alternative mengatakan bahwa formalisasi berlaku untuk peraturan yang tertulis maupun tidak. Dengan demikian, persepsi sama pentingnya dengan realitas. Untuk tujuan pengukuran, formalisasi akan dihitung dengan memperhatikan, selain dokumen resmi organisai, sikap (attitudes) pegawai sampai pada tingkatan di mana prosedur pekerjaan diuraikan dan peraturan diterapkan.

Jangkauan Formalisasi. Penting untuk diketahui bahwa tingkat formalisasi dapat sangat berbeda di antara dan di dalam organisasi. Pekerjaan tertentu dikenal mempunyai sedikit formalisasi. Pada umumnya adalah benar bahwa pekerjaan yang tidak terampil adalah yang paling sempit yaitu yang paling sederhana dan yang paling berulang adalah yang paling cocok bagi tingkat formalisasi yang tinggi. Makin besar profesionalisme sebuah pekerjaan, maka makin kecil kemungkinan pekerjaan itu diformalisasi dengan tinggi. Formalisasi berbeda bukan hanya dalam hal pekerjaan itu tidak terampil (unskilled) atau professional, tetapi juga dalam tingkatan organisasi dan departemen fungsional.

Mengapa Formalisasi itu Penting?

            Organisasi menggunakan formalisasi karena keuntungan yang diperoleh dari pengaturan perilaku para pegawai. Standardisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman. Standardisasi juga mendorong koordinasi. Penghematan yang diperoleh dari formalisasi juga tidak boleh diabaikan. Makin besar formalisasi tersebut, makin sedikit pula kebijaksanaan yang diminta dari pemegang jabatan. Hal ini relevan, karena kebijaksanaan memerlukan biaya.

            Hal ini menjelaskan, secara kebetulan, mengapa banyak organisasi besar mempunyai manual akuntansi, manual personalia, dan manual pembelian yang  seringkali beribu-ribu halaman tebalnya. Organisasi-organisasi ini memilih untuk memformalkan pekerjaan sedapat mungkin agar memperoleh prestasi paling efektif dari para pegawainya dengan biaya paling rendah.

Keputusan Untuk “Membuat atau Membeli”

            Sosialisasi merujuk pada suatu proses adaptasi di mana para individu mempelajari nilai, norma, dan pola perilaku yang diharapkan bagi pekerjaan serta bagi organisasi tempat ia bekerja. Para professional mengalami pendidikan dan pelatihan bertahun-tahun lamanya sebelum mereka mempraktekkan keahliannya. Dengan demikian, manajemen mempunyai dua macam keputusan. Pertama, tingkat standardisasi perilaku bagaimana yang diinginkan? Kedua, apakah standardisasi yang diinginkan itu akan “dibuat” dalam perusahaan atau “dibeli” dari luar? Bila dibuat dalam perusahan, akan lebih ditekankan pada pegawai yang tidak terampil, meskipun semua pegawai akan menyesuaikan diri mereka dengan budaya khas dari organisasi tertentu.

            Formalisasi langsung di tempat kerja dan profesionalisasi pada dasarnya merupakan substitusi antara yang satu dengan lainnya. “Organisasi dapat mengontrol (perilaku pegawai)*secara langsung melalui peraturan dan prosedurnya sendiri, atau dapat memperoleh control tidak langsung dengan cara menyewa para professional yang terlatih”. Dapat diharapkan bahwa dengan meningkatnya tingkat profesionalisasi di dalam sebuah organisasi, maka tingkatan formalisasi akan menurun.

Teknik-teknik Formalisasi

Para manajer mempunyai sejumlah teknik untuk dapat menstandardisasikan perilaku para pegawai. Berikut adalah teknik-teknik yang paling populer :

·         Seleksi

·         Persyaratan Peran

·         Peraturan, Prosedur, dan Kebijaksanaan

·         Pelatihan

·         Ritual

Hubungan antara Formalisasi dan Kompleksitas

            Ada cukup bukti yang mendukung tentang adanya hubungan yang kuat antara spesialisasi, standarisasi, dan formalisasi. Jika pegawai melaksanakan tugas yang sempit, berulang, dan khusus, maka pekerjaan rutin mereka cenderung untuk distandardisasi dan sejumlah peraturan mengatur perilaku mereka. Para pekerja di lini rakit melakukan pekerjaan yang sangat dispesialisasi dengan tingkat rutinitas yang distandarisasi serta banyak sekali peraturan formal dan prosedur yang harus diikuti.

SENTRALISASI

            Sentralisasi adalah yang paling problematis dari ketiga komponen. Kebanyakan teoritikus menyetujui bahwa istilah tersebut merujuk kepada tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau yang disebut desentralisasi. Ada juga kesepakatan bahwa desentralisasi sangat berbeda dari differensiasi spasial. Sentralisasi memperhatikan penyebaran kekuasaan untuk membuat keputusan dalam organisasi, bukan penyebaran geografis. Namun di luar batas ini segalanya menjadi kurang jelas.

            Sentralisasi dapat dijelaskan secara lebih khusus sebagai jenjang kepada siapa kekuasaan formal untuk membuat pilihan-pilihan secara leluasa dikonsentrasikan pada seorang individu, unit, atau tingkatan (biasanya berada tinggi pada organisasi), dengan demikian mengizinkan para pegawai (biasanya pada tingkat rendah dalam organisasi) untuk member masukan yang minimal ke dalam pekerjaan mereka.

Pengambilan Keputusan dan Sentralisasi

Seorang manajer biasanya harus membuat pilihan mengenai tujuan, alokasi anggaran, personalia, cara melaksanakan pekerjaan, dan cara memperbaiki keefektifan unitnya. Pentingnya pengetahuan mengenai kekuasaan dan rantai komando bagi pemahaman sentralisasi, sama pentingnya dengan kesadaran akan proses pengambilan keputusan. Tingkat pengawasan yang dimiliki seseorang terhadap keseluruhan proses pengambilan keputusan itu sendiri merupakan ukuran sentralisasi.

Tingkat kontrol yang dipunyai seseorang dalam seluruh proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai sebuah ukuran mengenai sentralisasi. Kelima langkah dalam proses ini adalah:

1.      Mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada pengambil keputusan mengenai apa yang dapat dilakukan,

2.      Memproses dan mengintepretasikan informasi tersebut untuk member saran kepada pembuat keputusan mengenai apa yang harus dilakukan,

3.      Membuat pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan, dan

4.      Melaksanakannya

            Pengambilan keputusan secara tradisional dikatakan sebagai membuat pilihan-pilihan. Setelah mengembangkan dan mengevaluasi paling sedikitnya dua alternative, pengambil keputusan memilih alternatif yang disukai. Dilihat dari pandangan seorang pengambil keputusan ini merupakan penyampaian yang cukup memuaskan. Tetapi jika dilihat dari pandangan organisasi, pembuatan pilihan hanya merupakan salah satu langkah dalam proses yang lebih luas. Dapat dikatakan bahwa pengambilan keputusan paling banyak desentralisasi jika si pengambil keputusan mengendalikan semua langkah.

Mengapa Sentralisasi itu Penting?

            Judul dari bagian ini dapat menyesatkan. Bahwa judul tersebut secara tidak langsung mengimplikasikan sentralisasi, sebagai kebalikan dari desentralisasi, adalah penting. Istilah sentralisasi dalam konteks ini dimaksudkan untuk dilihat dengan cara yang sama seperti kompleksitas dan formalisasi dalam bab ini. Sentralisasi mewakili sebuah jajaran dari tinggi ke rendah.

            Seperti telah diuraikan, selain sebagai kumpulan orang, organisasi adalah sistem pengambilan keputusan dan pengolahan informasi. Organisasi membantu pencapaian tujuan melalui koordinasi dari usaha kelompok; pengambilan keputusan dan pengolahan informasi adalah yang utama agar koordinasi dapat terlaksana. Tetapi factor ini seringkali diabaikan oleh siswa pengambilan keputusan dan teori organisasi, informasi itu sendiri bukan merupakan sumber yang langka dalam organisasi. Teknologi informasi yang maju member para manajer sejumlah besar data untuk membantunya dalam pengambilan keputusan. Kita hidup dalam dunia yang menenggelamkan kita dengan informasi. Sumber yang langka adalah kapasitas pengolahan untuk menyelesaikan informasi.

            Baik sentralisasi yang tinggi maupun yang rendah dibutuhkan. Faktor-faktor situasional akan menentukan jumlah yang “tepat”. Tetapi semua organisasi mengolah informasi sehingga para manajer dapat membuat keputusan. Oleh karenanya, perhatian harus dicurahkan untuk mengidentifikasi cara yang paling efektif untuk mengorganisasi pengambilan keputusan.